Gestão Multiprojetos: um case prático gerindo projetos prioritários e projetos secundários

Gerir múltiplos projetos simultaneamente pode ser desafiador, especialmente quando eles possuem níveis de prioridade distintos. No entanto, com as ferramentas e estratégias certas, é possível alcançar eficiência e clareza, independentemente da complexidade do cenário.

Neste blog post, compartilho minha experiência em Gestão Multiprojetos, abordando tópicos essenciais como delegação, alinhamento e o papel central de um escritório digital.

1. Delegação: Quem Faz o Quê e Por Quê?

Em um ambiente de multiprojetos, a delegação clara é indispensável. O segredo é entender as competências de cada membro da equipe e distribuir tarefas com base em sua especialização e carga de trabalho. Aqui está como faço isso:

• Definição de responsabilidades: cada pessoa recebe atribuições específicas, com um entendimento claro de como suas tarefas contribuem para o todo.

• Prazos e checkpoints: garanto que todos saibam o prazo final e os pontos de controle intermediários para manter o progresso no caminho certo.

• Priorização alinhada: tarefas de projetos prioritários são destacadas no planejamento para garantir que tenham a atenção necessária, enquanto as de projetos secundários são organizadas de forma estratégica, mas sem urgências desnecessárias.

Ao confiar nos pontos fortes do time e criar processos de comunicação claros, evito sobrecarga e promovo um fluxo mais produtivo.

2. Alinhamentos Específicos e Frequentes

A comunicação é um dos pilares mais importantes na gestão de projetos simultâneos. Para isso, implemento dois tipos principais de alinhamentos:

• Projetos Prioritários: realizo check-ins diários ou semanais para revisar avanços e resolver bloqueios rapidamente. Nessas reuniões, o foco é no que precisa ser entregue no curto prazo.

• Projetos Secundários: para essas iniciativas, utilizo reuniões quinzenais ou mensais, dedicadas a atualizações mais gerais, mantendo o foco em longo prazo sem desviar recursos excessivos dos projetos prioritários.

Essa cadência ajuda a equilibrar o acompanhamento de todas as frentes, sem perder de vista o que é mais urgente.

3. Registro Completo no Escritório Digital

Centralizar a gestão em um escritório digital é um dos passos mais importantes para garantir transparência e rastreabilidade. Todas as informações sobre os projetos são registradas em ferramentas digitais gerenciadores de trabalho, como Asana ou Jira, cobrindo todas as etapas - do planejamento à entrega. Aqui está o que registro:

1. Briefings: toda ideia inicial é documentada, incluindo objetivos, escopo, metas e expectativas.

2. Progresso das Tarefas: cada responsável atualiza o status de suas atividades, facilitando uma visão em tempo real do projeto.

3. Solicitações e Feedbacks: cada ajuste ou nova demanda é registrado e atribuído a um responsável específico, eliminando ambiguidades.

4. Entregas e Avaliações: ao final do projeto, realizo o fechamento oficial, com lições aprendidas e pontos de melhoria.

Esse método não só organiza as informações, mas também cria uma base de dados que pode ser consultada a qualquer momento por toda a equipe, reduzindo o risco de retrabalho e falhas de comunicação.

IMPORTANTE: Garantir a adesão da equipe ao framework de projetos pode ser um desafio. Muitos serão tentados a priorizar a informalidade, especialmente se forem novos na empresa ou se os métodos forem uma novidade. Precisamos falar sobre a Gestão de Mudanças em breve.

Conclusão: A Organização é a Chave para o Sucesso em Multiprojetos

O equilíbrio entre delegação eficaz, alinhamentos direcionados e registros digitais é o que torna a gestão de multiprojetos bem-sucedida. Este case é um exemplo de como combinar essas práticas pode garantir a entrega de projetos prioritários com qualidade, sem negligenciar os secundários.

Se você está enfrentando desafios similares ou quer aprender mais sobre gestão de projetos, acompanhe o blog ou entre em contato para discutir soluções personalizadas para sua equipe ou organização!